Introducción:
El Business
Intelligence es uno de los puntales de la actual revolución tecnológica que
estamos experimentando. La cantidad de datos generados por la sociedad de la
información crece día a día, y seguirá creciendo gracias a la explosión de las
redes sociales, las smarts cities, el big data, los dispositivos móviles, los
sensores, etc. Este incremento exponencial del volumen de datos que se generan
hace imprescindible el uso de sistemas que sean capaces de analizarlos y
convertirlos en información útil. Por este motivo, nuestra sociedad, nuestras
empresas e instituciones necesitan en estos momentos integrar inteligencia
dentro de sus procesos organizativos y de decisión, y esto implica incorporar
herramientas de business analytics o smart data.
A grandes rasgos el
Business Intelligence se trata de recopilar
todos y cada uno de los datos referentes a la empresa, que permitan
analizar un global o una parte de la empresa, por muy pequeña que sea, y así poder tomar decisiones, cambiar cosas,
que nos permitan mejorar el funcionamiento, y la productividad de la empresa.
Para quien va
dirigido
Para personas
autónomas o pequeñas empresas, es fácil supervisar la mayoría de datos de
memoria. Cuando se es una empresa pequeña, cada empleado controla su parcela
departamento, e informa a gerencia del estado del mismo. La cosa se complica cuando la empresa
tiene más de 5 departamentos, con más de 5 personas en cada uno. Así una
pequeña empresa tirando ya hacia mediana, empieza a tener excesivos datos que
analizar y puede que los datos importantes no estén suficientemente controlados.
Aunque en estos términos, la necesidad de tanto control, puede ser ineficaz.
Pero llega un momento
donde la magnitud deja de permitir esos
resúmenes y reuniones semanales para compartirlo con el gerente, incluso
los datos pasan tres escalones antes de llegar al responsable. Ahí pasa a ser imprescindible poder contar con el
Business Intelligence. Un cambio de rumbo, una bajada de productividad, o empezar a
disminuir las ventas, pueden ser un motivo más que suficiente para empezar a
analizar todos los datos que tenemos sobre la empresa. Y si no se disponen de
esos datos, encontrar el porqué de un fallo o de una bajada de productividad puede
resultar muy complicado.
Ventajas e Inconvenientes
La aplicación de un modelo de
Business Intelligence ayudara a la transformación de los datos en información,
y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de
toma de decisiones en los negocios de la organización. Algunas ventajas son:
-Aumento de ingreso y reducción de
gastos
-Análisis de la rentabilidad de
clientes
-Simulaciones y análisis de
tendencias
-Para desarrollarlo con eficiencia
y eficacia es necesario.
-Realizar comparativos entre
periodos.
-Revisar los indicadores administrativos
y de desempleo.
-Avisos de puntos críticos
Los beneficios que se alcanzaran
con base en la implementación de Business Intellinge son de manera generalizada
los siguientes:
- Agilidad en el proceso de toma de
decisiones.
- Eliminación de controles manuales
- Centralización de informaciones
de gestión
- Rapidez en la recolección de
información.
- Seguimiento y administración en
la ejecución de la estrategia.
Algunos problemas que se presentan
son:
- Implementación más Funcionalidad menos
analítica sencilla.
- Poca facilidad de personalización.
- Funcionalidad estándar.
- Se tiene poca disponibilidad de
los representantes de negocios.
- Hay ausencia de un personal
disponible y habilidoso.
- No trabajan bajo una estructura
detallada.
- No existe un análisis del negocio
o estandarización
- No existe una apreciación del
impacto que causan los datos de mala calidad en la rentabilidad del negocio.
- No se entiende la necesidad del
uso de una meta datos.
- Demasiada confianza métodos y
herramientas no alineadas.
Ejemplo de una empresa
Pongamos un ejemplo. Se
fabrica un producto desde hace muchos años, y estamos empezando a ser poco
competitivos con él. Se da cuenta el gerente, cuando pasea por el almacén y ve
muchas cajas de ese producto almacenado que no salen. Por lo visto, la
competencia está vendiendo el producto más barato y con más margen. El gerente
se da cuenta y avisa a los diferentes departamentos. ‘¿Porqué no podemos bajar
más ese precio?’ sería su pregunta, y a partir de ese momento todo saben que
tienen que hacer.
Imaginemos que la
empresa no tiene Business Intelligence. Tendrá que buscar todas las facturas de
los proveedores de material, de piezas externas, etc. Para poder calcular los
costes de la pieza. En fábrica, les tocará cronometrar cuantas piezas se hacen
por hora, para dividirlo por el coste de energía, maquinaria y personal y
conseguir el precio de manufactura por hora. Lo mismo para el departamento de
logística con el transporte y embalaje. Finalmente, recuperar los planos de
fabricación, estudiar las piezas, y empezar a optimizarlas, volviendo a
rediseñarlas, renegociando precios de materiales, optimizando procesos de
fabricación, etc. Pero esto puede llegar tarde y quedar completamente fuera del
mercado si no somos ágiles.
En el caso de haber
estado utilizando la inteligencia de negocio, posiblemente ya se hubiera
detectado esa bajada de ventas con anterioridad, ya sea por el departamento
comercial, como por el de producción si ven que todo acaba almacenado en el
almacén. Hubieran sido los departamentos quienes sobre el papel hubieran
analizado los porqués, y buscado una solución antes de molestar al gerente, que
tiene además otros asuntos que resolver. Y se hubiera atajado el problema con
mucha anterioridad, volviendo a coger la buena dirección a tiempo para seguir
compitiendo.
Se puede decir que el
Business intelligence, en un grado mayor o menor, es recomendable para todas
las empresas, por muy pequeñas que sean, pues permiten adelantarse a
acontecimientos venideros y superar obstáculos antes de que toparse con ellos.
La recopilación de datos permite tomar mejores decisiones estratégicas de
futuro, basadas en datos y experiencias comprobadas.
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